El evento deportivo: fútbol, el deporte estrella 

Un encuentro futbolístico es un evento deportivo de primer nivel en el cual intervienen los elementos claves de cualquier evento empresarial: objetivo, público, lugar y estrategia.

Una vez que hayamos pensado en nuestro público, seleccionado el lugar y la fecha, confeccionado una estrategia de marketing y pensado en nuestros patrocinadores o empresas colaboradoras… ¡voilá! Podrá comenzar el espectáculo. Sin embargo, hay muchos otros factores que hay que tener en cuenta a la hora de planificar el desarrollo de un partido de fútbol que no tienen que ver con los jugadores y vamos a desarrollarlos.

Cuando hablamos de evento deportivo refiriéndonos a un partido de fútbol establecemos el objetivo principal, que será llenar nuestro campo o estadio con el mayor número de personas para que, gracias al ambiente generado por nuestra afición, logremos ganar ese encuentro. Sin duda, ese es el objetivo principal. Sin embargo, cuando somos la empresa organizadora de un torneo, trofeo o partidos puntuales de pretemporada, nuestro público pasa a ser los propios jugadores, es decir, el equipo que nos contrata para la organización del mismo. Pero hoy vamos a hablaros de uno de los eventos más completos que existen y más complicados en cuanto a su planificación: un partido de fútbol profesional. 

Fútbol profesional: acciones que rodean al evento principal, el partido.

En primer lugar, es muy importante diferenciar entre fútbol profesional y fútbol no profesional. En el caso del fútbol profesional, el protocolo es más estricto y establecido por La Liga de Fútbol Profesional. Los horarios vendrán delimitados por el calendario de temporada y las acciones a desarrollar en nuestro evento deberán ser aprobadas por este estamento en la forma y plazos requeridos. Normalmente deberemos subir la información a una plataforma común de todos los clubes 72 horas antes del evento. Pero, ¿de qué tipo de acciones estamos hablando cuando decimos que deben estar organizadas y solicitada la aprobación de su desarrollo a LaLiga? Se trata de todas aquellas acciones que se desarrollan en los minutos previos al encuentro y durante el mismo. 

No será necesario informar de si tenemos un encuentro con nuestro club de empresas horas antes (un evento dentro de nuestro evento) o de si hay una comida de directivas en alguna sala privada del estadio (otro evento que organizaremos paralelo al evento principal), pero sí de cualquier acto o acción que pudiera interferir en la señal televisiva del encuentro. 

Actividades que tienen lugar en la previa del partido.

• ScortKids: En el momento en el que nuestros jugadores saltan al terreno de juego podrán hacerlo acompañados por niños. Es una acción que los clubes usan para premiar a su afición. Estos niños podrán estar elegidos por sorteo, tratarse de algún colectivo especial, o ser inclusive niños de los trabajadores o jugadores en casos muy especiales. Es una acción que, dado que entra dentro de la señal de partido retransmitida por las televisiones, podemos aprovechar para lanzar mensajes comerciales (vistiendo a los pequeños con camisetas con la marca de nuestro patrocinador) o bien para lanzar mensajes de apoyo e implicación con alguna causa social. El departamento de marketing debe haber preparado esta acción a conciencia, contactando con los familiares para establecer horarios de recogida de los menores, tallas necesarias, calzado adecuado, y para que rellenen las hojas de derechos. Un documento fundamental para no tener problemas futuros con los derechos del menor.

• Once Inicial: Se trata de la fotografía posado que desarrollan los jugadores antes del arranque del partido. La formación de los 11 jugadores que iniciarán el encuentro. Este momento también suele aprovecharse para tener un guiño con nuestra afición, usarlo con fin comercial, etc. Eligiendo a un número de menores que acompañen a los jugadores en la foto. Es importante hacerlo en los tiempos requeridos y que posteriormente a esta fotografía se desarrolle la foto oficial del 11 únicamente con los jugadores. Por este motivo es tan importante que alguien del equipo cronometre milimétricamente los tiempos mientras otros miembros del equipo o voluntarios se encargan de controlar al grupo. 

• Mosaicos en grada: Es bueno avisar a LaLiga de la organización de cualquier tipo de mosaico en grada para que tengan previsto a la producción televisiva y los cámaras no se pierdan este momento. Además, los aficionados podrían intentar lanzar al centro del campo estas cartulinas con lo cual debemos tener avisados a nuestro equipo de seguridad y recogepelotas para que intenten retirar del campo las cartulinas que pudieran caer porque podría ocasionar una sanción para el club si llegase a interferir en el encuentro. Igualmente, si desarrollamos una acción con globos o cualquier otro elemento susceptible de acabar en el terreno de juego. 

• Minutos de Silencio: Cuando fallece alguien importante o tiene lugar un accidente o catástrofe, el partido suele iniciarse con un minuto de silencio en memoria del o los fallecidos. En tal caso, los jugadores esperarán a pie de campo y el público congregado en el estadio se pondrá en pie para su desarrollo. Lo normal es acompañar este momento por un foto de los fallecidos en videomarcador, en el caso de disponer del mismo, y por una melodía emotiva. Además, el speaker del partido debe tener un texto no muy largo (para que no reste tiempo a ese minuto de silencio) en el cual se informe de en honor a quién se está desarrollando la acción. 

• El saque de honor: Si alguna persona de nuestra ciudad ha realizado una gesta importante o acción memorable podremos homenajearle de este modo invitándole a realizar el saque de honor del encuentro. 

Sin descanso en el descanso.

• Mascota del Club: Es importante informar de la presencia de la mascota de nuestro club en el descanso si tenemos previsto acciones para animar al público durante el mismo, e igualmente en la previa del mismo. 

• Penalti o jugos durante el descanso: Debemos conocer exactamente el tiempo del que disponemos durante el descanso si queremos realizar alguna acción comercial o de entretenimiento. Hay empresas que patrocinan el penalti y realizan sorteos para que los afortunados puedan lanzar a puerta en el descanso. Estas acciones suelen estar animadas por el speaker del encuentro y muy sujetas a los tiempos libres entre riego y entrenamiento de jugadores. 

• Homenajes en el terreno de juego: Si un equipo de nuestras categorías inferiores ha ganado un título importante, o bien algún deportista local ha realizado una gesta destacable, podremos decidir invitarle y que salgan al centro del campo alzando esa medalla o trofeo para que nuestro público les ovacione. Esta acción podremos realizarla en el descanso en la previa con el nombrado saque de honor. 

Hasta aquí las acciones que hay que solicitar su aprobación al organismo organizador, en este caso La Liga de Fútbol Profesional. Sin embargo, hay otras muchas actividades que tienen lugar en nuestro evento y que queremos nombrar. 

Una galaxia de eventos paralelos girando en torno al sol: el partido.

Como hemos comentado, hay otros muchos eventos que no ocurren en el terreno de juego (hemos comentado los que desarrollaremos en el campo en la previa y en el descanso pero hay otras zonas del estadio donde se dan pequeños eventos paralelos que completan la experiencia del partido. 

• Pintacaras y animación infantil: En el caso de encuentros que tienen lugar en días festivos, periodos vacacionales y horarios aptos para los más pequeños, los clubes deciden organizar acciones específicas para la diversión de su afición más joven. 

• Palco de honor: El encuentro entre directivas. En el descanso del encuentro los directivos de ambos clubes se realizan una foto oficial y en ocasiones intercambian regalos protocolarios. Del mismo modo, si hubiese un personaje famoso en las instalaciones, actor, cantante, artista, etc. Podría invitársele a realizarse una instantánea y hacerle entrega de algún obsequio con el fin de poder publicitar su asistencia al encuentro en los canales oficiales de nuestro club. 

• Conciertos en la previa del encuentro: Son acciones que suelen desarrollarse en las inmediaciones del estadio. Así como fan zone o actividades lúdicas centradas en el entretenimiento de nuestra afición y en hacer más atrayente la asistencia al encuentro. 

La importancia de la organización y las reuniones de áreas.

En fútbol profesional existe una figura clave establecida por LaLiga de Fútbol Profesional y que se encarga de comprobar que se cumplen todas las condiciones y normativas establecidas por esta institución que rige la competición: el director de partido. 

Se trata de una figura que surge en la época de la COVID-19 en la que se reanuda la competición para comprobar que se dan las medidas de seguridad necesarias para realizar esta actividad sin riesgo para la salud de jugadores y resto de trabajadores implicados en la organización de un partido. Esta persona trabajará en contacto estrecho con el “Contacto principal del Club” la persona que organiza toda la realización previa al partido con los trabajadores de los distintos departamentos del equipo local donde se juega el partido, aquella persona ante la cual responden el resto de responsables de las diferentes áreas durante el encuentro. Esta persona es la única del club que posee un control total de lo que ocurre en la instalación durante el partido, en cada zona del estadio y en cada momento. Siempre fuera del terreno de juego. 

En época COVID se encargaba también de controlar los horarios de desinfección de las salas o los tiempos máximos y número máximo de personas que podían permanecer en espacios cerrados como un vestuario de fútbol, preocupándose porque se cumpliesen esos tiempos para evitar las sanciones que La Liga establecía en cada caso.

El contacto principal del club ha debido realizar una reunión prepartido los días antes al encuentro con todos los responsables de cada área para que le reporten las diferentes acciones que tendrán lugar en el estadio y sus tiempos.

 El mismo día del partido, y como regla general unas tres horas antes del mismo, el contacto principal del club se reunirá con el director de partido y con el resto de cabezas de área que intervienen en el encuentro para ponerles al corriente de todo lo previsto y para tratar imprevistos que hayan podido surgir.  Estas son las reuniones prepartido en la que principalmente interviene el responsable de las instalaciones (mantenimiento de las mismas), el contacto con la afición, el responsable de seguridad y el encargado de la producción televisiva (además de contacto principal del club y director de partido de La Liga de Fútbol Profesional).  

Estos son los temas que se suelen tratar:

–Reuniones prepartido con seguridad (dónde habrá que avisar de hora de llegada de los jugadores, si vienen en coches particulares o en autobús, si tenemos conocimiento de que la afición esté pensando en organizar un recibimiento y el tiempo y forma del mismo, dato que pondrá en nuestro conocimiento el contacto con la afición, o si estamos preparando una fan zone o espectáculos paralelos).

–Reuniones prepartido con la producción televisiva (para avisarle de acciones a desarrollar  como minuto de silencio, saque de honor, etc. y de posibles personalidades presentes en el evento).

Como podemos ver, la organización de un partido de fútbol en las categorías profesionales supone un gran esfuerzo y en ella interfiere un enorme número de profesionales. Probablemente sea uno de los eventos más completos que existen en cuanto a la cantidad de eventos paralelos que se dan cita dentro del mismo partido. Por no hablar de que existen pocos eventos donde quepa un público mayor, con una media de 20.000 personas de capacidad en la mayoría de los estadios de las categorías profesionales sin contar el público que estará pendiente del resultado final de tu evento a través de los medios de comunicación.  

Los profesionales de nuestra agencia han trabajado en el fútbol profesional durante 8 años, encargándose de la realización de estos macro eventos: los partidos de Primera y Segunda División. Además, en la actualidad realizamos cualquier tipo de partido o torneo, en el siguiente artículo hablaremos al detalle de cómo organizar un torneo de fútbol benéfico. 

Si estás pensando en organizar un evento de esta categoría, ponte en manos de los mejores. Ya sabes que puedes llamarnos al teléfono +645762600 o bien escribirnos al email info@lalogicadelewis.com 

¡Y déjanos encajar en tu evento todas las ideas que confeccionemos juntos! Que ruede el balón y que empiece el espectáculo.