Las 5 W del periodismo en el día a día de tu empresa
Que tu negocio logre comunicar el mensaje que esperas y llegar al público deseado parte por saber qué mensaje transmitir, cómo, cuándo, dónde y a quién irá dirigido. Las 5 w del periodismo: What, How, When, Where y Who. Os situamos en el punto de partida.
Cuando hablamos de comunicación empresarial sabemos que nos referimos a todas aquellas acciones que desarrollamos para trasladar la imagen de nuestra empresa al exterior, y que únicamente con el plan de comunicación apropiado conseguiremos alcanzar a nuestro público objetivo y, en consecuencia, crecer. Todas las grandes compañías cuentan con un departamento de comunicación, y las medianas empresas al menos con un profesional de la comunicación entre su plantilla. Sin embargo, también son muchas las que deciden externalizar el servicio y contratar una agencia de comunicación externa. Sea cual sea tu caso, necesitas haber realizado un análisis previo que te lleve a controlar los elementos de la comunicación en tu empresa.
EMISOR, RECEPTOR, MENSAJE Y CANAL DEBEN ESTAR IDENTIFICADOS Y DEFINIDOS
Es fundamental reconocer y definir 4 elementos en comunicación: el receptor (nuestros clientes o público), el emisor (nosotros mismos, la empresa , identificando a los posibles portavoces de la misma), el mensaje (tener claro qué queremos comunicar, controlar el discurso que queremos dar al exterior) y el canal (o canales, ya sean nuestra propia página web, redes sociales, ruedas de prensa, entrevistas a medios, notas de prensa, o nuestros propios trabajadores).
Una vez delimitado este punto, empecemos por el emisor. Nosotros mismos, nuestra empresa. Pero no es así de sencillo. Debemos tener un mapa claro de nuestra marca principal y si existen submarcas bajo nuestro paraguas principal. Por ejemplo, en el caso de grandes compañias como Cocacola, la marca principal esconde submarcas como Franta, Sprite o Aquarius. Todas estas submarcas son emisores de nuestro mensaje, y de igual modo, los responsables que están a la cabeza de cada una de ellas.
NUESTRO ÁRBOL DE MARCAS Y SUBMARCAS QUE DEFINEN NUESTRA IDENTIDAD COMO EMPRESA DEBE ESTAR ESTRUCTURADO Y CLARAMENTE DEFINIDO, SE TRATA DE NUESTRA FAMILIA, PROYECTAN NUESTRA IMAGEN. EL SEGUNDO PASO SERÁ IDENTIFICAR A LOS PORTAVOCES.
El emisor es nuestra empresa o compañía, pero hay que definir quién o quiénes serán los portavoces adecuados. De este modo, podemos definir distintos portavoces dependiendo del tema que queramos comunicar. Así, un director económico será nuestro portavoz en una rueda de prensa para hablar de las cifras de una empresa, un director de marketing saltará a la palestra mediática para hablar de campañas puntuales y estrategias de marca, un director de negocio será el encargado de comunicar alianzas entre nuestra empresa y otras marcas o nuevos planes/acciones de venta, y un director general lo hará para hablar de planes estratégicos o proyectos futuros de la misma de mayor calado. Así nos ahorramos quemar a un solo portavoz, exponerlo en exceso.
Una vez identificado al emisor, debemos descifrar nuestro publico objetivo en todas sus vertientes. Clientes, fans, seguidores, pacientes, etc. Quién nos sigue, para qué y por qué motivo es nuestra marca interesante, son preguntas que debemos hacernos para llegar a desarrollar sin fisuras un mapa de skateholders completo y real. Nuestro esquema de stakeholders o partes interesadas, el público que pone en funcionamiento nuestra empresa. Por ejemplo, en un Club de Fútbol como el Malaga Club de Fútbol, podemos encontrar públicos muy distintos: aficionados, seguidores vip, patrocinadores, instituciones públicas, otros clubes deportivos, o nuestros propios trabajadores, son algunos de los receptores a los que impactarán nuestros mensajes.
LOS STAKEHOLDERS, O PARTES INTERESADAS, NOS AYUDAN A AFINAR EN EL MENSAJE QUE QUEREMOS TRASLADAR
Es importante establecer un plan de comunicación anual. En este plan de comunicación marcaremos los “items” o pilares en los que se sustentará la imagen que queremos proyectar a lo largo de este año. Es decir, estableceremos acciones (entrevistas, campañas de marketing, eventos empresariales, ruedas de prensa/reuniones/visitas con profesionales de la información, etc) y las calendarizaremos mensualmente para así poder desarrollarlas previamente y trabajar el anuncio y lanzamiento, la ejecución de las mismas, y la proyección final o impacto que ha tenido en medios y en clientes una vez finalizadas.
COMUNICACIÓN Y RECURSOS HUMANOS DEFINEN JUNTOS EL MENSAJE EN COMUNICACIÓN INTERNA
Por este motivo, el departamento de comunicación interna trabaja estrechamente con el departamento de recursos humanos de la empresa, para que la información fluya y sea fácil servir de vaso comunicante con el resto de los miembros de nuestra plantilla.
Por último, pero no menos importante está la comunicación de crisis, un tipo de comunicación que solo se activa en casos de urgencia. La comunicación de crisis no se sirve de los mismos portavoces que la comunicación interna o externa, si no que define quiénes serán los únicos que podrán hablar en caso de emergencia en la compañía. En época de crisis empresarial, los portavoces se reducen considerablemente y los tiempos son fundamentales para evitar que la negatividad del mensaje acabe dallando profundamente la reputación de nuestra compañía.
DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN AGENDANDO LAS ACCIONES E IDENTIFICANDO A NUESTROS ALIADOS PARA SU DIFUSIÓN ES FUNDA MENTAL.
En este plan de comunicación deben estar también marcados nuestros objetivos a largo plazo, a nivel local, nacional o internacional, y nuestro “semáforo de medios de comunicación”, es decir, aquellos medios amigos o aliados para poder trasladar el mensaje, aquellos que no nos hacen caso y esos otros a los que debemos acercarnos porque supondrían un altavoz para nuestra compañia. Detallar con qué medios tenemos una excelente relación, una relación media o pésima o nula. Nuestro rojo, amarillo y verde. La intención no es otra que al final de año comprobar si hemos logrado poner en verde aquellos amarillos y rojos, crecer en cuanto a aliados en los medios de comunicación generalista y especializados para lograr nuestro fin último: hacer llegar el mensaje.
Y llegamos al canal, cómo vamos a trasladar este mensaje. Lo haremos gracias a medios de comunicación propios (web o redes sociales), pero también a medios de comunicación externos (radio, televisión y prensa). Además, no podemos olvidar un canal de comunicación de suma importancia en nuestra empresa: los trabajadores. Por ello es tan importante trabajar la comunicación interna en nuestro negocio, ellos serán los primeros que trasladen al exterior esa imagen de lo que somos.
¿Has realizado este trabajo previo de análisis de comunicación de tu negocio? ¿Quieres empezar a organizar tu plan de comunicación y definir tus objetivos? Si necesitas que nos remanguemos, estamos esperando tu llamada. La Lógica de Lewis quiere ser tu agencia de comunicación externa.
