Los básicos de la comunicación empresarial
Diferenciar entre comunicación externa e interna, desarrollar el plan de comunicación anual y tener previsto un plan de comunicación de crisis, los “Must” en tu negocio.
Existen diversos tipos de comunicación. Quizá, la diferenciación más básica nos lleva a dividir en dos ramas distintas dependiendo del receptor del menaje: la comunicación externa y la comunicación interna de tu negocio.
Vamos a empezar analizando qué es la comunicación externa. Por comunicación externa entendemos aquella que trabaja para trasladar el mensaje “de puertas para afuera”, es decir, la que pone nuestro negocio en boca de proveedores, potenciales clientes, acreedores, clientes potenciales, público interesado en la marca, etc. Probablemente nos vendrá a la cabeza las ruedas de prensa, entrevistas, notas de prensa, la publicidad que realizamos, el marketing de contenidos, etc. Pero un email enviado desde nuestra empresa hacia cualquiera de nuestros receptores principales está comunicando quiénes somos. De ahí la importancia de controlar el mensaje y los emisores del mismo.
COMUNICACIÓN Y MARKETING, LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERIOR DE UNA EMPRESA.
En la mayoría de los casos, nuestro departamento de comunicación estará vinculado estrechamente al departamento de marketing, ya que lo que publicamos en web y redes sociales de la empresa debe estar redactado por profesionales de la materia, nos referimos a periodistas que eviten un error en el mensaje, la forma o el contenido del mismo. Es habitual que los propios periodistas trabajen codo con codo con los diseñadores y creativos de dichas campañas e inclusive, colaboren en los brainstorming para definir el eslogan de las misma.
No hay que olvidar que las campañas publicitarias dicen mucho de nuestra identidad, del alma de nuestra empresa.
EL PROTOCOLO ES UN MODO DE COMUNICAR QUIÉNES SOMOS AL EXTERIOR
Cada vez más, en el Área de Comunicación se dan cita profesionales de la comunicación y del protocolo, ya que el protocolo no es si no otro modo de comunicar quiénes somos. Decimos mucho de nuestra compañía con la ordenación de banderas, con el orden de precedencias en un evento o reunión, con las personas a las que invitamos a ese evento y cómo procedemos a realizar la invitación y recepcionar a los invitados, con la documentación protocolaria que establece las normas de la empresa, etc. De hecho, los profesionales del protocolo en la actualidad suelen ser periodistas que han decidido especializarse en esta materia.
LA COMUNICACIÓN INTERNA SE SIRVE DE EMAILS, REUNIONES, PERIÓDICOS INTERNOS, SMS, INTRANET, DE LOS PROPIOS TRABAJADORES Y DEL TEAM BUILDING O EVENTOS DE INCENTIVO.
En el otro lado está la comunicación interna. La diferencia entre ambas está en el receptor, tratándose, en el caso de la comunicación interna, de los propios trabajadores de la empresa. La comunicación interna se sirve de emails, reuniones, asambleas, tablones de anuncios, periódicos o boletines de noticias internos, programas de intranet o aplicaciones internas, pero también de la comunicación de trabajador a trabajador. Del boca a boca.
Dentro de este último tipo de comunicación interna encontramos la técnica de la comunicación en cascada. Con este método el director general traslada el mensaje a los directores de cada área, y estos a su vez a sus mandos intermedios, quienes lo lanzarán masivamente al resto de la plantilla.
Conseguir una buena salud, en cuanto a comunicación interna se refiere, se logra llevando adelante acciones comunicativas que fomenten la comunicación entre los trabajadores y los distintos departamentos sin importar el cargo y la jerarquía. Otro método para lograrlo son los “team building”o eventos de incentivo. Cada vez más, las empresas apuestan por realizar actividades y talleres que ayuden a fortalecer los lazos de unión entre los trabajadores y fortalecer la confianza entre los miembros de un equipo. ¿Y qué comunicamos internamente? ¿Es el mensaje el mismo que el que trasladamos exteriormente? Sí en parte. Nuestros trabajadores no siempre leen lo que se publica sobre su empresa, por este motivo necesitamos que el mensaje les llegue por cualquiera de los canales anteriormente mencionados. Necesitan conocer además todo acerca de la salud de su empresa. Nuevas contrataciones, vacantes, promociones internas, obras en la empresa, nuevas sedes, etc.
COMUNICACIÓN Y RECURSOS HUMANOS DEFINEN JUNTOS EL MENSAJE EN COMUNICACIÓN INTERNA
Por este motivo, el departamento de comunicación interna trabaja estrechamente con el departamento de recursos humanos de la empresa, para que la información fluya y sea fácil servir de vaso comunicante con el resto de los miembros de nuestra plantilla.
Por último, pero no menos importante está la comunicación de crisis, un tipo de comunicación que solo se activa en casos de urgencia. La comunicación de crisis no se sirve de los mismos portavoces que la comunicación interna o externa, si no que define quiénes serán los únicos que podrán hablar en caso de emergencia en la compañía. En época de crisis empresarial, los portavoces se reducen considerablemente y los tiempos son fundamentales para evitar que la negatividad del mensaje acabe dallando profundamente la reputación de nuestra compañía.
EN LA COMUNICACIÓN DE CRISIS A VECES COBRA MÁS IMPORTANCIA LO QUE NO SE DICE QUE LO QUE SE DICE, EVITAR FUGAS DE INFORMACIÓN SE CONVIERTE EN PIEZA CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROCESO.
Lo primero que debemos medir en nuestro plan de comunicación de crisis es la magnitud del problema. Para ello, habrá que analizar las amenazas, los públicos a los que afectará el mensaje y los grados de afección del mismo según cada caso y definir una estrategia distinta enfocada a cada público. Además, al igual que en el plan de comunicación externa de nuestro negocio, estableceremos los tiempos en los que presuponemos tendrá lugar cada una de las partes del proceso y las acciones que habrá que realizar en cada momento para minimizar el impacto. El objetivo en tiempos de comunicación de crisis no es evitar el desastre, si no lograr que el impacto social sea lo menos dañino posible.
Si tu empresa se enfrenta a un momento delicado y quieres que te pille preparado, puedes contactar con nosotros para que realicemos el plan de crisis adecuado y te ayudemos a evitar el golpe que podría acabar con tu negocio. Del mismo modo, podemos ser tu departamento de comunicación externalizado para ayudarte a trasladar al exterior la esencia de lo que eres o bien desarrollar para ti los eventos, soportes o mensajes de un departamento de comunicación interno.